Экзаменационное задание №8 Оцениваемые компетенции: ПК 3.1, ПК 3.2, ПК 3.3, ПК 3.4; ОК 01 - 02, ОК 04 - 05, ОК 09 Часть А. Составить схему внутреннего и внешнего документооборота организации Часть Б. Составьте документ по сложившейся ситуации, зарегистрируйте его в соответствующем журнале ООО «Симба» отвечает на просьбу строительно – монтажной фирмы «Меркурий» разработать проектно – сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Шилово. Часть В. 1. Оформите документ

Задание №8

Часть А: Схема внутреннего и внешнего документооборота организации

Для составления схемы необходимо определить основные типы документов, их маршруты и ответственных лиц. Схема будет включать:

• Входящие документы: письма, заявки, запросы от внешних организаций.
• Исходящие документы: ответы, предложения, счета, письма во внешние организации.
• Внутренние документы: приказы, распоряжения, служебные записки, акты, отчеты, договоры.

Примерная структура схемы:

1. Входящий документ (например, запрос от фирмы «Меркурий»):
• Регистрация входящего документа в журнале входящих.
• Передача на рассмотрение руководителю ООО «Симба».
• Определение ответственного исполнителя (например, отдел проектирования).
• Передача документа исполнителю.
2. Создание внутреннего документа (например, коммерческого предложения или договора):
• Исполнитель готовит проект документа.
• Согласование проекта с соответствующими службами (юридический отдел, финансовый отдел).
• Подписание документа руководителем ООО «Симба».
• Регистрация внутреннего документа в журнале исходящих/внутренних документов.
3. Исходящий документ (например, ответ ООО «Симба» фирме «Меркурий»):
• Передача подписанного документа в отдел отправки.
• Регистрация исходящего документа.
• Отправка документа адресату (почтой, курьером, электронной почтой).

Часть Б: Составление документа по ситуации

Ситуация: ООО «Симба» отвечает на просьбу строительно-монтажной фирмы «Меркурий» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Шилово.

Документ: Коммерческое предложение или ответ на запрос.

Текст документа (пример):

Генеральному директору
ООО «Меркурий»
[ФИО директора, если известно]

Уважаемый(-ая) [Имя Отчество директора]!

В ответ на Ваш запрос сообщаем, что ООО «Симба» готово выполнить работы по разработке проектно-сметной документации для строительства жилого дома в поселке Шилово.

На основании предоставленных Вами исходных данных, ориентировочная стоимость разработки проектно-сметной документации составит [сумма] рублей. Срок выполнения работ – [количество] календарных дней с момента получения авансового платежа в размере [процент]% от общей стоимости.

Более подробная информация о составе проектной документации, этапах работ и условиях оплаты будет представлена в нашем подробном техническом предложении, которое будет направлено Вам в течение 3 рабочих дней.

Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество!

С уважением,
Генеральный директор
ООО «Симба»
[Подпись] [Фамилия И.О.]
[Дата]

Регистрация в журнале:

Журнал исходящих документов ООО «Симба»

Часть В. 1. Оформление документа

Оформление документа включает:

• Обязательные реквизиты: наименование организации, наименование документа, дата, регистрационный номер, текст документа, подписи, печать (при наличии).
• Элементы оформления: фирменный бланк (при наличии), соблюдение полей, шрифтовое оформление, нумерация страниц (при многостраничном документе).
• Соответствие стилю: деловой стиль, точность формулировок, отсутствие эмоционально окрашенных выражений.