Алгебра
Английский
Биология
География
Геометрия
История
Русский
Обществознание
Физика
Химия
Информатика
Литература
МатематикаВопрос:
В компании большой входящий документопоток, который включает документы, приходящие в организацию от вышестоящих организаций, от компаний партнеров, от клиентов. С документами работают руководитель организации, руководители подразделений и непосредственные исполнители. После регистрации документы направляются соответствующему сотруднику. Посоветуйте, каким образом распределить между ними поток входящих документов для обеспечения эффективности деятельности.
Ответ:
Для эффективного распределения потока входящих документов между руководителем организации, руководителями подразделений и непосредственными исполнителями, рекомендуется следующая схема:
- Централизованная регистрация: Все входящие документы регистрируются в единой системе (электронной или бумажной). Это позволяет отслеживать движение документов и контролировать сроки исполнения.
- Классификация документов: На этапе регистрации документы классифицируются по типу, важности и принадлежности к определенному подразделению или проекту.
- Определение ответственного: Для каждого типа документов определяется ответственный сотрудник или подразделение.
- Маршрутизация документов: Система автоматически направляет документ ответственному сотруднику или руководителю подразделения.
- Уровни доступа: Руководитель организации имеет доступ ко всем документам. Руководители подразделений – к документам, касающимся их подразделения. Непосредственные исполнители – к документам, необходимым для выполнения их задач.
- Утверждение и делегирование: Руководители подразделений могут утверждать документы или делегировать их дальнейшую обработку непосредственным исполнителям.
- Контроль исполнения: Система автоматически отслеживает сроки исполнения документов и уведомляет ответственных сотрудников о необходимости принятия мер.
- Архивирование: После завершения работы с документом он направляется в архив.
Пример распределения:
- Руководитель организации: Стратегически важные документы, касающиеся деятельности всей организации (например, договоры с крупными партнерами, отчеты о деятельности, приказы).
- Руководители подразделений: Документы, касающиеся деятельности их подразделений (например, планы работ, отчеты о выполнении, запросы от других подразделений).
- Непосредственные исполнители: Документы, необходимые для выполнения их конкретных задач (например, технические задания, инструкции, заявки).
Дополнительные рекомендации:
- Используйте электронный документооборот (ЭДО) для автоматизации процессов и ускорения обмена документами.
- Разработайте регламент работы с входящими документами, определяющий порядок их регистрации, классификации, маршрутизации, обработки и архивирования.
- Проводите обучение сотрудников по работе с системой документооборота и соблюдению регламента.
