Ответ:

Правильный вариант: 4) В день обнаружения бракованного товара.

Брак необходимо оформить в базе магазина сразу после его обнаружения, чтобы своевременно зафиксировать причину и запустить дальнейшую процедуру.

Ответ: в день обнаружения бракованного товара.