Задание 2. В созданном в сентябре 2018 г. ОАО «ИНТЭК» вопросами документационного обеспечения управления занимается служба делопроизводства. Назовите права и ответственность службы делопроизводства. Как (по каким вопросам) служба делопроизводства взаимодействует с другими подразделениями предприятия (отдел кадров, юридическая служба, отдел информационных технологий, со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания, и т. д.)?

Права и обязанности службы делопроизводства закрепляют в положении о подразделении, должностных инструкциях и локальных нормативных актах организации. Перечень ниже — пример для ОАО «ИНТЭК»; конкретные полномочия устанавливает само общество с учётом законодательства и своей структуры.

Права службы делопроизводства

• Запрашивать у подразделений и работников документы и сведения, необходимые для регистрации, обработки, учёта и контроля исполнения документов.
• Проверять правильность оформления и комплектность документов; возвращать на доработку материалы, оформленные с нарушением установленных требований.
• Давать подразделениям методические разъяснения по подготовке, регистрации, передаче, хранению и отправке документов.
• Требовать соблюдения установленного порядка документооборота и сроков передачи документов.
• Участвовать в подготовке проектов локальных актов и инструкций по делопроизводству, а также в обсуждении изменений процессов документооборота.
• Вносить руководству предложения по совершенствованию работы с документами, внедрению электронного документооборота и улучшению условий хранения.
• Пользоваться в установленном порядке информационными системами и архивными документами, необходимыми для выполнения своих функций.
• Представлять организацию по вопросам делопроизводства в пределах полномочий, предоставленных руководителем.

Ответственность службы

Служба и её работники отвечают в пределах своих обязанностей и полномочий за своевременную и правильную регистрацию, учёт, передачу и отправку документов; ведение контрольных процедур и информирование о сроках исполнения; соблюдение правил хранения и подготовки документов к передаче в архив; сохранность документов, полученных службой; соблюдение установленного режима доступа и неразглашение охраняемой законом или локальными актами конфиденциальной информации. Ответственность за содержание документа и достоверность включённых в него сведений обычно несут его автор и руководитель подразделения, подготовившего документ; служба делопроизводства отвечает за относящиеся к ней процедуры обработки и оформления.

Взаимодействие с подразделениями

• Отдел кадров: приём, регистрация и передача кадровых приказов и иных кадровых документов; соблюдение сроков и правил их оформления, учёта, хранения и доступа к персональным данным.
• Юридическая служба: направление проектов документов на правовую экспертизу; согласование порядка визирования и подписания; уточнение требований к оформлению, регистрации и хранению договоров, претензий, доверенностей и иных юридически значимых документов.
• Отдел информационных технологий: настройка и сопровождение систем электронного документооборота, разграничение прав доступа по согласованным правилам, резервное копирование, техническая поддержка и устранение сбоев; служба делопроизводства определяет организационные требования к маршрутам и учётным реквизитам документов.
• Служба материально-технического снабжения: оформление и передача заявок на канцтовары, бумагу, папки и другое имущество, необходимое для работы с документами; согласование закупок и учёт полученных материалов.
• Служба хозяйственного обслуживания: обеспечение помещений, мебели, оборудования и условий хранения документов; организация уборки и соблюдение требований к доступу в архивные и служебные помещения.
• Бухгалтерия: передача первичных и распорядительных документов по установленным маршрутам, соблюдение сроков и комплектности, уточнение правил учёта и хранения документов.
• Все подразделения: получение исходящих и внутренних документов для регистрации или отправки, передача входящей корреспонденции адресатам, контроль сроков исполнения, получение завершённых дел для хранения и консультации по оформлению документов.

Взаимодействие организуется по утверждённой инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел, графику документооборота и локальным правилам защиты информации.