Ответ:
Заранее перечислять все возможные документы не требуется. В учётной политике можно установить, что состав документов, подтверждающих конкретный случай недостачи и основания для её списания, определяется с учётом обстоятельств и оформляется документами с необходимыми обоснованиями. Служебная записка может быть одним из таких документов, но должна соответствовать правилам документооборота учреждения и сама по себе не заменяет обязательные первичные документы.
Ответ: вариант 3.
